1. Отображение приложения на панели инструментов
Отображение приложения на панели инструментов состоит из 2-х элементов: “Забронировать рабочее место” и “Выпадающий список”
При нажатии на «Пользовательское соглашение» появляется окно с соглашением о конфиденциальности и предложением подписать соглашение на обработку персональных данных. – Окно появится только в том случае, если пользователь получил письмо от сервера с токеном (Рис 1.2).
При нажатии на кнопку “Помощь” пользователя перенаправляет на страницу с данным мануалом (Рис 1.3).
Рис 1.3- Мануал Outlook Plug-In
При нажатии на кнопку “О программе” откроется окно с кратким описанием модуля бронирования Merusoft Outlook Plug-In.
Кнопка “Выход” предложит завершить сеанс работы в Outlook Plug-In
2. Регистрация в системе
Для возможности регистрации пользователя в системе:
- Пользователь должен присутствовать в системе Smart Office (электронная почта пользователя мобильного приложения и соответствующие разрешения на возможность бронирования рабочих мест)
- Почта пользователя мобильного приложения Smart Office должна быть добавлена в Outlook.
Для регистрации в системе есть два варианта:
- Для Saas* необходимо, чтобы пользователь ввел имя домена и выбрал адрес электронный почты из зарегистрированных почтовых адресов в Outlook.
- Для On-Premises* необходимо, чтобы пользователь ввел только адрес электронный почты из зарегистрированных почтовых адресов в Outlook.
Если пользователь корректно ввел данные и нажал на кнопку «Войти», то необходимо дождаться код авторизации, который придет на указанный адрес электронной почты и модуль автоматически подключится к серверу. (Рис 2.3)
После чего произойдет вход в систему и на экране появится уведомление «Успешно авторизован» (Рис 2.4)
3.Работа с бронями
1. Для бронирования рабочего места необходимо вызвать модуль бронирования рабочего места. Кнопка вызова модуля бронирования рабочего места находится на панели инструментов (Рис 3.1).
После нажатия на кнопку открывается модуль бронирования рабочих мест (Рис 3.2).
2. Пользователь осуществляет выбор офиса, желаемого времени регистрации и этажа брони, получая список доступных рабочих мест.
С помощью фильтров «Тип рабочего места» «Теги критерий поиска» пользователь подбирает необходимое рабочее место из выпадающего списка «Выбрать рабочее место» (Рис 3.3).
«Оснащение рабочего места» отображает список тегов выбранного рабочего места (Рис 3.4)
На карте этажа синяя стрелочка укажет на выбранное рабочее место (Рис 3.5).
Рис 3.5- Выбранное рабочее место на карте этажа
3. После того как все фильтры заданы и рабочее место выбрано следует нажать на кнопку «Забронировать». Всплывающее окно запросит подтверждение бронирования (Рис 3.6).
4. После подтверждения бронирования в отдельной вкладке откроется «Бронирование рабочего места-Встреча» со всей информацией о брони и местоположением забронированного места на карте этажа (Рис 3.7).
Здесь же пользователь может изменить дату брони или продлить/сократить ее время. После внесения изменений следует нажать на кнопку «Сохранить и закрыть» (Рис 3.8)
5. Чтобы удалить бронь необходимо нажать на иконку «Удалить» на панели инструментов в верхнем левом углу и подтвердить действие в всплывающем окне (Рис 3.9).
6. Так же пользователю на почту придет сообщение о бронировании рабочего места (Рис 3.10).
7. Созданная бронь появится и в календаре пользователя. Для того чтобы просмотреть следует перейти в свой календарь находящийся на панели в левом нижнем углу экрана на главной странице (Рис 3.11).
При наведении на бронь откроется краткая информация о забронированном месте (Рис 3.12). При двойном нажатии на бронь откроется отдельная вкладка с полной информацией о бронировании данного рабочего места.
Пользователь имеет возможность прямо в календаре перенести данную бронь со всеми заданными ранее параметрами на другой день (Рис 3.13)
Если переключить отображение календаря с месяца на неделю/день, то можно продлить или сократить время бронирования рабочего места потянув за область бронирования выделенную голубым цветом (Рис 3.14).
Так же имеется возможность удалять брони через календарь. Для этого необходимо нажать левой кнопкой мыши на выбранную бронь, а затем нажать на кнопку «Удалить» на панели инструментов календаря (рис 3.15).
Чтобы забронировать рабочее место через календарь необходимо выбрать день и нажать на него правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню нажать на кнопку «Забронировать рабочее место» (Рис 3.16)
*Saas – это модель предоставления лицензии на программное обеспечение по подписке
*On-Premises – модель распространения ПО по подписке и единовременной покупке лицензии, устанавливается на серверах заказчика.