Модуль «Аудит»
Модуль «Аудит» предназначен для обследования эффектривности использования офисных пространств. Сотрудники-аудиторы обходит помещение и вручную отмечает на карте текущий статус, активность, число людей для каждого объекта аудита – объекта офисного пространства (рабочего места, переговорной, POI, МФУ и т. д.). Виджет не имеет отдельной кнопки на панели виджетов и открывается по прямой ссылке (адрес {server}/inspector/).
Аудит решает такие вопросы бизнеса, как:
- насколько реально загружены рабочие места и переговорные комнаты по часам и дням недели — какие зоны стабильно пустуют, а какие перегружены (см. «Аудит. Общее использование офиса по часам и дням недели», «Аудит. Использование различных типов объектов аудита»);
- соответствует ли вместимость переговорных комнат фактическому числу участников встреч — не зарезервировано ли слишком много больших переговорных, когда чаще всего собираются 2–4 человека, и наоборот (см. «Аудит. Распределение переговорных по вместимости (предложение) и числу участников (спрос)», «Аудит. Использование переговорных зон и распределение по числу участников»);
- какая доля рабочих мест используется одним и тем же сотрудником постоянно, а какая — гибко разными людьми, то есть насколько оправдан переход на гибкую рассадку (см. «Аудит. Степень мобильности сотрудников»);
- какое оборудование (мониторы, ВКС-системы, интерактивные панели, принтеры и т. д.) реально востребовано, а какое простаивает — основание для решений о докупке или списании техники (см. «Аудит. Занятость по технологии (теги)»);
- чем именно заняты сотрудники в разных зонах — работой, встречами, обучением, отдыхом — для более точного зонирования и планирования офисного пространства (см. «Аудит. Занятость по типам активности», «Аудит. Частота проведения встреч по типам объектов»).
Изображение виджета аудит
Виджет «Аудит»
Виджет состоит из следующих основных функциональных областей
Стартовый экран
На странице отображаются:
- заголовок «Эффективность офисных пространств»;
- название выбранной карты этажа;
- аватар пользователя - в правом верхнем углу, открывает меню с именем пользователя, пунктом «Выбрать БЦ и этаж» и пунктом «Выйти»;
- текущее время - текущее время устройства аудитора;
- счётчик вида «M / N» - где M – число уже обследованных объектов, N – общее количество объектов аудита на этаже, например «31 / 81»;
- рабочая область карты этажа с объектами аудита, отмеченными кружками - серый цвет кружка означает, что объект ещё не обследован в текущей сессии, желтый
- кнопка «Начать обход» или «Обход начат» в нижней части экрана. Запускает сессию аудита.
Выбор этажа
Страница «Выбор этажа» открывается двумя способами: кликом по названию текущего этажа в шапке стартового экрана или через пункт «Выбрать БЦ и этаж» в меню аватара пользователя. Страница состоит из:
- Раздел «Бизнес-центр» - переключатель между зданиями.
- Раздел «Этаж» - переключатель между этажами выбранного здания. Показываются только этажи, на которых хотя бы один объект карты уже имеет заполненное поле «Тип объекта аудита» в Редакторе карт.
- Раздел «Офисное пространство» - сводка по выбранному этажу: время работы (например, «09:00 — 18:00») и количество объектов аудита на этаже по каждому настроенному типу (например: «Рабочие места: 64 шт.», «Переговорные комнаты: 6 шт.»)
- Кнопка «Продолжить» в нижней части экрана - возвращает на стартовый экран уже с выбранным зданием/этажом.
Проведение обхода
Сессия обхода на этаже – общая для всех наблюдателей: первый, кто нажимает «Начать обход», открывает сессию, остальные подключаются к уже открытой.
Для каждого объекта аудита необходимо выполнить следующие действия:
- Клик по объекту на карте открывает окно выбора статуса: «Свободно» (зелёный), «Временно отсутствует» (жёлтый), «Занято» (красный).
- Для статуса Занято – на следующем экране отмечается оборудование (теги из справочника «Тэги аудита») и активность (из справочника «Типы активностей аудита», привязанных к данному типу объекта). Если у выбранной активности включено «Необходимо указание количества участников», дополнительно указывается их число.
- Нажатие «Сохранить» фиксирует отметку по объекту.